Avec les rituelles bonnes résolutions pour la nouvelle année, j’ai décidé de réviser ma façon de travailler. Comme décrit dans le post précédent, ça fait un moment que je cherche à structurer le flux d’informations et de stockage de données importantes qui transite par ma boîte mail.

J’utilise beaucoup le mail. Trop sans doute. Par détestation du téléphone, mais aussi parce que c’est un outil qui me permet de travailler de manière asynchrone : quand je suis disponible, y compris si ces périodes ne sont pas très compatibles avec les périodes de travail de mes correspondants.

J’ai donc habitué mes correspondants à m’envoyer des mails, et moi de m’efforcer de m’y répondre. Mais cette méthode a un inconvénient majeur : je me retrouve “floodé” par de très nombreux mails, en permanence, et force est de constater que pas mal de “tâches” importantes passaient au travers.

Je me suis donc appliqué à réviser ma façon de fonctionner, avec quelques outils qui m’ont bien aidé. Je me suis largement inspiré de cet article sur l’excellent site Cuk.ch.

Principe de base : zéro inbox !

La boîte de réception est devenue au fil du temps un trou noir pour moi. J’y cumulais des mails depuis plusieurs années, sans vraiment savoir si ces mails étaient traités ou pas. Avant toute chose, il m’a donc fallu vider cette boîte. Ca m’a pris, vous vous en doutez, beaucoup de temps.

Bon, ok, j’ai un peu triché : je suis remonté six mois en arrière, et j’ai…archivé tous les mails plus anciens. Je me suis dit que, même si c’était un peu de la triche, ce n’était pas pire que de laisser une demande en souffrance plus de six mois après.

J’ai donc réussi à partir d’une base saine : une boîte de réception complètement vide.

Gérer une todo list

Je n’ai jamais réussi jusqu’à maintenant à gérer proprement une liste de tâches à accomplir. J’ai pourtant écumé un grand nombre d’outils différents : Things, iProcrastinate (quel joli nom !), Wunderlist… A chaque fois, je me heurtais aux limites de “l’écosystème” du logiciel : certes, des synchronisations existent entre Mac et iPhone, par exemple, mais elles dépendent à chaque fois du bon vouloir du logiciel en question.

La solution la plus intelligente, de mon point de vue, m’a été expliquée par l’article de Cuk dont je parle plus haut : peu importe finalement le logiciel, pourvu qu’il s’appuie sur l’API, ouverte, de gestion des tâches proposées par Apple (pour les allergiques à la pomme, vous pouvez remplacer par l’équivalent chez Google). Certes, l’application standard proposée par Apple, “Rappels”, est beaucoup trop light pour l’usage que je pourrais en faire (et en plus, elle est buggée sur Mac !), en revanche, il se crée petit à petit un écosystème d’outils qui s’appuient sur la même base de données.

Et puis, rester compatible avec ce système de listes gérées par Apple (et stockée sur l’iCloud), c’est également se donner la possibilité d’utiliser Siri pour créer des tâches. Oui, Siri, le gadget présent depuis un an sur les iPhone. Bon, sur ce point là, il faut bien avouer que ce n’est pas pour l’instant une grande réussite. J’ai essayé de créer des tâches “à l’oral”, par exemple lorsqu’une idée me venait alors que je conduisais. Mais ça reste pénible : par exemple, Siri va impérativement demander une date de fin pour la tâche. Si l’on n’en veut pas, il faut préciser “Jamais”. Puis Siri va demander à valider avant création, ce qui est impossible lorsqu’on commande son iPhone via l’oreillette, et qu’on n’a pas l’écran face à soi. Bref, ça sera peut-être utilisable, mais… plus tard.

En revanche, il existe pas mal d’outils bien adaptés à d’autres usages. J’ai rapidement adopté 2Do, une application Mac plutôt bien fichue, et qui était conseillée sur l’article de Cuk. Elle marche plutôt bien, est un peu chère (26 euros sur le Mac Store), mais remplit tout à fait son rôle. C’est, me semble t’il, un parfait bon compromis entre l’outil très “light” façon Things, ou l’outil trop complexe et regorgeant de fonctionnant, comme par exemple Omnifocus.

Sur téléphone, je ne me suis pas encore décidé. Pour l’instant, seule l’application “Rappels” officielle d’Apple me sert. Mais elle a vite atteint ses limites en termes de fonctionnalités et d’ergonomie.

Créer des tâches depuis un mail

Mais la véritable bonne idée de l’article de Cuk, ce qui a fait que cette méthode de travail m’a parfaitement convenu, c’est la possibilité de créer une tâche à partir d’un mail. Pour cela, j’utilise l’extension MailHub ($19). Elle permet, en deux clics, de transformer un mail en tâche qui est immédiatement basculée dans le cloud. La tâche contient en outre une copie complète du mail, ce qui facilite grandement son traitement par la suite.

Concrètement, dès que je reçois un mail :

• Soit je le lis et le supprime, si son contenu est “volatile” pour moi
• Soit je le stocke dans un dossier “Save” de mon client mail, pour relecture ultérieure
• Soit j’y répond immédiatement, si la réponse est simple et ne me prend pas plus de quelques secondes
• Soit je le transforme en tâche, via l’outil MailHub, en donnant une deadline à la tâche quelques jours plus tard, selon le caractère d’urgence du mail.

Une fois que j’ai exécuté la tâche :

• Soit je la “checke” comme étant terminée
• Soit elle nécessite une réponse de mon interlocuteur. Auquel cas je réponds au mail, puis je définis une nouvelle deadline à ma tâche, quelques jours plus tard, afin de faire le point sur ce travail en cours

Cette façon de fonctionner semble pour l’instant faire complètement ses preuves : ma boîte de réception est complètement vide, et je n’enterre plus de tâches importantes.

Cloisonner ses phases de travail

Comme je l’avais décrit dans un précédent article, je garde un principe important de la méthode GTD : je cloisonne complètement

• Les périodes où je fais le tri dans mes mails en attente (je le fais bien moins souvent qu’avant, en réglant le ramassage automatique des mails sur une période bien plus longue).
• Les périodes où je “tombe de la tâche”, en travaillant à partir de mes listes de tâches pour les exécuter, ou les replanifier pour celles qui prennent du retard

Perdre moins de temps sur de la veille et du réseau social

Rien à voir avec la méthodologie ci-dessus, mais un bon complément, j’ai également décidé sur ce début d’année à faire maigrir mon activité en ligne :

• J’ai réduit mes followings sur Twitter, passant de plus de 1500 à moins de 900
• J’ai largement limité mes abonnements RSS, suivant ainsi les conseils de Bertrand : limiter au maximum les abonnements aux sites “grand public”, et garder en priorité les vrais blogs, les contenus personnels
• J’ai fait un gros ménage dans mes abonnements à des newsletters. Ca a été un travail de longue haleine, mais quel plaisir ensuite d’avoir sa boîte aux lettres moins polluée !

Conclusion provisoire…

Je n’ai jamais été aussi content d’une méthode de travail que de celle-ci :

• Je gagne du temps, en en perdant moins à consulter des mails ou des trucs plus ou moins utiles
• J’oublie beaucoup moins de choses, grâce à une “todo list” enfin à peu près à jour et exploitable.

Et vous, vous fonctionnez comment ?